​Kāpēc pieeja integrēt ERP sistēmas ar gataviem moduļiem globāli ir veiksmīgāka nekā pielāgots risinājums? Pat neatkarīgi no tā, par kādu risinājumu mēs runājam – Odoo ERP, SAP, Microsoft Dynamic NAV vai citu. Protams, katrs uzņēmējs teiks, ka viņa biznesa procesi ir unikāli, bet vai pilnīgi visi? Lai arī kā uzņēmumi par to nerunātu, tomēr ir standarta darbības, kuras ir katrā biznesā, kā arī ar modulāru risinājumu efektīvi strādā visā pasaulē.

​Pagātnē ERP sistēmas bija paredzētas tikai lieliem uzņēmumiem, to biznesa procesu uzturēšanai, taču mūsdienās ERP sistēmas ir pieprasītas it visur – gan vidējos, gan mazos uzņēmumos. Piemēram, 2019. gada “Panorama Consulting Solutions” pētījumā tika konstatēts, ka 88% organizāciju uzskata, ka ERP ieviešana palīdzēja tām gūt panākumus, savukārt 2020. gada pētījumā 93% uzņēmumu, kas īstenoja ERP projektus, uzskatīja tos par veiksmīgiem.

Nonākot pie ERP sistēmas integrēšanas jautājuma, jāņem vērā, ka uzņēmumam būs jāpielāgojas sistēmai, jo digitalizācija nes aiz sevis izmaiņas uzņēmumā. Gatavas funkcionalitātes ieviešana, kā, piemēram, Odoo ERP sistēma, ir vesels stāsts, bet šoreiz mēs runāsim par trīs biznesa pamatprocesiem, kas notiek katrā uzņēmumā. Apskatīsimies, kā bieži vien tie tiek realizēti un kā tos iespējams optimizēt, izmantojot Odoo ERP platformu.

ERP sistēma kalpo kā integrētu uzņēmējdarbības procesu stūrakmens, nodrošinot netraucētu saziņu starp dažādām nodaļām un funkcijām. ERP sistēma piedāvā vienotu platformu, kas apkopo datus un ieskatus no finanšu, cilvēkresursu un ražošanas nodaļām un piegādes ķēdēm. Centralizējot informāciju, uzņēmumi var novērt procesu izolāciju, uzlabot sadarbību un pieņemt apzinātus lēmumus, kas balstīti uz reāllaika datu analīzi.

​Kaut arī mēs dzīvojam 21. gs. un roboti jau stāv pie katra uzņēmuma sliekšņa, tomēr iedomāties uzņēmējdarbību bez cilvēka mēs nevaram, un darbinieks paliek neatņemama uzņēmuma vērtība. Cilvēkresursu vadība ir svarīgs process uzņēmumā, kas kontrolē attiecības starp uzņēmumu un darbinieku. Citējot Ričardu Brensonu: “Rūpējieties par saviem darbiniekiem, un viņi parūpēsies par tavu biznesu. Tas ir tik vienkārši.”

​Kādā veidā tiek veikta darbinieka laika uzskaite? Vai tā vispār tiek veikta? Dažādos uzņēmējdarbības veidos nākas sastapties ar jau novecojušu moduli, kurā viens no darbiniekiem veic uzskaiti, uz papīra ievadot katra darbinieka nostrādātās stundas. Šāda veida darbības administrēšana ir laikietilpīgs un neefektīvs process, turklāt var gadīties situācijas, kad nav piefiksētas nostrādātās stundas vienam no darbiniekiem, radot nepatīkamu situāciju, bet pie vainas ir tikai cilvēcisks faktors.

​Biznesa digitalizācija šādas situācijas optimizē, atbrīvojoties no visa liekā. Odoo ERP cilvēkresursu vadībai piedāvā vairākas lietotnes, kas palīdz uzlabot šo uzņēmējdarbības pamatprocesu, padarot darbības vienkāršākas, ērtākas un efektīvākas. Pieminēsim arī to, ka viss tiek piefiksēts, kas nav mazsvarīgi, kā arī dažu minūšu laikā iespējams aplūkot trīs mēnešus vecas darbības, bet iznirstošie paziņojumi atgādina, ka nepieciešams apstiprināt kādu aktivitāti. Cilvēkresursu vadības lietotnes – darbinieku līgumi, pusdienas, algas, prasmju vadība, apmeklējumi, personāla atlase, izdevumi utt. Pateicoties šīm lietotnēm, ne vien darbinieka ikdiena, bet arī darba rezultātu vērtēšana kļūst vienkāršāka.

​Darba laika uzskaites tabula. Šo procesu iespējams ļoti vienkārši kontrolēt – uzsākot darbu, nospiežam pogu “START”, beidzot darbu vai pildot kādu noteiktu uzdevumu, nospiežam pogu “STOP”. Rezultātā mēs zinām, cik daudz laika aizņem konkrēta uzdevuma izpilde, un, ja mēs saprotam, kuras darbības aizņem pārāk daudz laika, plānojam, kā tās optimizēt vai izņemt no darba procesa.

​Darbinieku atrašanās darba vietā kontrole. Iespēja izsekot katram darbiniekam atsevišķi un pārlūkot laiku, kurā darbinieks ierodas darba vietā un atstāj to.

​Atvaļinājumu pieteikšana, neatstājot darba vietu. Izveidojam pieteikumu un gaidām, kad vadītājs apstiprinās. Viss notiek elektroniski, un pats pieteikums nekur nepazudīs, bet apstiprināšanas aktivitāte būs kā atgādinājums, kas palīdzēs to neaizmirst.

​Kāpēc mums nepieciešami visi šie elektroniskie instrumenti? Tāpēc, ka ikviena lietotne ļauj padarīt katra darbinieka ikdienu ērtāku, viņam nepieciešams vien veikt dažas darbības, lai īsā laikā sasniegtu labāku rezultātu. Darba devējam parādās statistika, kuru analizējot, viņš redz, kas tiek darīts optimāli un kas ne.

​Lai uzņēmums varētu pilnvērtīgi pastāvēt un funkcionēt, tam ir jāpārdod savas preces vai pakalpojumi. Pārdošanas vadības process ir pārdošanas personāla izveides, pārdošanas darbību koordinēšanas un pārdošanas metožu ieviešana, ļaujot uzņēmumam sasniegt pārdošanas mērķus. Ja šis process nav maksimāli optimizēts, parādās dažādi robi, kas ietekmē mērķu sasniegšanu.

​Kas ar to ir domāts? Vai esat aizdomājušies par to, cik efektīvi strādā pārdošanas nodaļa? Lai uz šo jautājumu spētu atbildēt, nepieciešami rezultatīvie rādītāji un, lai saprastu, vai mēs ejam pareizā virzienā, nepieciešami KPI (Key Performance Indicators) jeb galvenie veiktspējas rādītāji. Ja tādu nav, mēs nevaram pateikt mērķu izpildes tempu.

​Kā jau visur, arī šajā procesā mēs varam atrast novecojušus modeļus, kā, piemēram, jauno klientu reģistrēšana Excel dokumentā. Uzskaitīsim tikai acīmredzamos sarežģījumus: pazaudēts ieraksts, kas netika manuāli ievadīts, katram pārdošanas speciālistam savs lokāls reģistrs, sarežģītība strādāt ar liela daudzuma datiem, vairāku atsevišķu failu veidošana noteiktam laika periodam utt.

​Apskatījāmies tikai reģistrēšanas darbības, bet kā ir ar jauna klienta vadīšanu pārdošanas piltuvē? Šeit mēs sastopamies ar to, ka aizmirstam, kas tika teikts, kad ieplānota tikšanās, kad bija jāzvana klientam utt. Atgriezīsimies pie dokumentu veidošanas. Runājot par pārdošanas piedāvājuma sagatavošanu, cik ilgi aizņem piedāvājuma sagataves pielāgošana klientam, lai aizsūtītu, izmantojot e-pastu – 30 minūtes, 1 stundu? Tas tiešām nav produktīvi.

​Ar video mēs parādījām vienu veidu, kā iespējams apstrādāt un vadīt jaunu klientu. Apstrādājot ienākošo pieteikumu no klienta, pārveidojam to par prospektu. Pēc tam CRM modulī KanBan skatā tiek vadīts klients, kvalificējot to pēc stadijas, līdz nonākam “WON” stadijā.

​Katra klienta kartītē mēs redzam visas veiktās darbības – nosūtītās vēstules, pārdošanas piedāvājumus, veiktās aktivitātes, ieplānotās aktivitātes utt. Tas mums palīdz izsekot tam, kas tiek darīts ar klientu un neatkārtot jau paveikto.

​Vienreiz izveidojiet dokumenta sagatavi, un tā būs pieejama visai komandai, klienta dati tiek pievilki no datubāzes, bet pats piedāvājums veidojas ar dažiem klikšķiem, ievietojot nepieciešamās pozīcijas, preces vai pakalpojumus, un summa tiek automātiski aprēķināta. Odoo ERP sistēmā ir iestrādāta piepārdošanas iespēja, ko var pielietot, veidojot pārdošanas piedāvājumu. Izveidoto piedāvājumu nosūtām klientam turpat no kartītes, ko saņemot, klients atver un pāriet uz jūsu mājaslapu, iepazīstas ar to, un zem piedāvājuma var uzdot precizējošus jautājumus – komunikācija turpinās. Bet, ja viņu viss apmierina, apmaksu var veikt turpat piedāvājuma lapā. Tādā veidā palielinās iespēja, ka klients apmaksās saņemto piedāvājumu.

​Protams, minēsim arī paveiktā darba analīzi. Statistikas datus mēs varam izvilkt dažādos griezumos un laika periodos. Analizējam, cik daudz jaunu klientu ir “WON” stadijā, bet cik nav. CRM modulī mēs varam izveidot pārdošanas komandas un analizēt katras veiktspēju vai arī katra pārdošanas speciālista individuālo sniegumu, apstrādāto jauno klientu skaitu, uzvarēto darījumu skaitu un finansiālo vērtību no darījumiem.

​Sekojam līdzi rezultātiem reāllaikā un pieņemam atbilstošus lēmums laicīgi, vajadzības gadījumā novirzot resursus uz aktuālo izaicinājumu risināšanu.

​Mēs esam pieraduši pie tā, ka viss ir digitalizēts. Grāmatvedība mūsdienās tiek pārvaldīta elektroniski datorā, nevis uz papīra. Ideāli, kad grāmatvedības sistēma ir integrēta ar “Open Banking” tehnoloģijām. Tā ir tiešā integrācija ar bankām, kā arī finanšu institūcijām, piemēram, VID. Tas sniedz iespēju automatizēt atskaišu kārtošanu vienotā sistēmā.

​Zināms, ka daudzi mazie uzņēmumi neizmanto budžeta plānošanu un iegrimst ikdienas rutīnā, darbojoties ar to, kas notiek šobrīd, nesalīdzinot esošo situāciju ar plānoto. Reizi mēnesī vadītājs iesniedz dokumentus grāmatvedim – rēķini, pavadzīmes, čeki utt. Apstrādājot visu šo uzkrāto dokumentu apjomu, izrādās, ka uzņēmums strādāja mēnesi ar negatīvu iznākumu. Reakcijas laiks uz šo situāciju var būt līdz pat 2 mēnešiem. Tas nav efektīvi.

​Nav nozīmes uzņēmuma lielumam – rezultātu sasniegšana prasa lielu koncentrēšanos uz katru vismazāko detaļu. Iedomāsimies, ka mazais uzņēmums uzdrīkstējās un integrēja ERP sistēmu ar minimālu moduļu daudzumu, kurā ir grāmatvedības sistēma. Odoo grāmatvedības modulis tika saintegrēts ar grāmatvedības pakalpojumu sniedzēja sistēmu, bet piekļuve datiem ir gan uzņēmuma vadītājam, gan grāmatvedim. Ko tas viņam nozīmē? Digitalizēts katrs solis, viņš var sekot, izprast situāciju reāllaikā par uzņēmumu kopumā vai konkrētu produktu vai pakalpojumu, kā arī samazināt papīra dokumentu apriti un sekot mūsdienīgām tendencēm, samazinot papīra dokumentus (no angļu val. “paperless”).

​Mūsdienās gandrīz visi veido elektroniskos rēķinus, līdz ar to elektroniskā glabāšana un apstrāde daudzkārt paaugstina produktivitāti. Dokumentu uzturēšana lietotnē un piekļuves iespēja jūsu grāmatvedim palīdz apstrādāt dokumentus daudz ātrāk un pa mazām porcijām.

​Grāmatvedības lietotnei ir vienkāršs informatīvais panelis, kas ļauj pāriet uz aktuālo uzdevumu izpildi, kā arī vienā ekrānā redzēt svarīgu grāmatvedības žurnālu (t.sk. bankas kontus un izrakstītos un plānotos rēķinus) stāvokļus.

​Bilances pārskats, kas parāda aktuālo situāciju reāllaikā – šīs informācijas iegūšana aizņem dažas sekundes, ko uzņēmuma vadītājs spēj izdarīt, pat atrodoties ārpus ofisa, izmantojot Odoo mobilo lietotni. Protams, lai dati būtu aktuāli, visiem uzņēmuma procesiem jābūt digitalizētiem, kas tiek fiksēti naudas izteiksmē. Rezultātā uzņēmuma vadībai nav nepieciešams gaidīt dažas nedēļas, lai saprastu esošo situāciju.

​Odoo ERP sistēmas izmantošanas burvība ir tajā, ka tā ir modulāra sistēma. Katram biznesa procesam ir paredzēta sava funkcionalitāte, kuru nodrošina Odoo lietotnes. Lai izmantotu Odoo, var sākt pat ar 1 moduli, un pēc uzņēmējdarbības mērogojamības un vajadzības tiek pieslēgtas papildu lietotnes. Tas nozīmē, ka maksāts tiek tikai par to, kas tiek izmantots.